Как организовать жизнь, чтобы все успевать и быть счастливым

Звучит классно, но вот, например, Илон Маск постоянно повторяет, что делает по сто дел одновременно. Вроде бы вполне логично: хочешь жить (и запускать Tesla в космос) – умей вертеться. Только коучи в один голос уверяют: это не мультитаскинг, а профессиональное владение методами гибкого планирования. В тайм-менеджменте существует такое понятие, как кайрос – то есть наиболее удобное время для совершения какого-то дела (термин отсылает к
имени древнегреческого бога счастливого мгновения). Чтобы научится работать с кайросами, все планы нужно делить по группам. Вооружитесь цветными стикерами, распределите их по ежедневнику и сами увидите – многие встречи можно запросто объединить, тем самым сэкономив кучу времени. Встречаетесь с подругой в Cutfish? Приезжайте на полчаса раньше и зовите туда же делового партнера.

Идем дальше. Запросите у всезнающего Google главные правила тайм-менеджмента: готовы поспорить, вас очень быстро укачает от словосочетания «расставляйте приоритеты». «Самые продвинутые техники слабо помогают, если вы с трудом представляете, что для вас на самом деле имеет значение, – говорит руководитель компании Global Vision Coaching Галина Вдовиченко. – Так что в первую очередь проведите тщательную работу над собой». Мария Долинова, работавшая в том числе и с профессурой Высшей школы экономики, приводит в пример историю 55-летнего мужчины, которому – что объяснимо – в один прекрасный день стало не все равно, на что он тратит время. Он подсчитал, что, если проживет еще двадцать лет, ему предстоит тысяча воскресений – и купил ровно такое количество резиновых шариков, которые высыпал в большую стеклянную вазу. Каждую неделю он отдавал по одному из них внуку и таким образом очень четко ощущал течение времени – вопрос приоритетов (то есть того, что важно именно для вас, а не для соседа или начальника) решался сам собой. Звучит как история из дурацкого паблика, но она, во-первых, реальная, а во-вторых – служит наглядным примером того, как отделять действительно нужное от ненужного. Специалист по тайм-менеджменту Дмитрий Литвак придумал свою вариацию этого упражнения для тех, кому не до шариков, и дал ей говорящее название «календарик-пинарик».

Возьмите лист формата А5, разделите его на 31 квадрат – и каждым утром и вечером зачеркивайте по половинке. Справились? Отлично: теперь вы видите, как скоротечно время. Благодаря такой визуализации приоритеты расставятся сами собой. И, вероятно, в совершенно неожиданном для вас порядке.

Наконец, ошибка номер три – планирование с точностью до секунды. В 8:37 у вас йога, в 15:43 совещание, а в 18:02 ужин? «Вы же понимаете, что в один момент все пойдет коту под хвост? – задает риторический вопрос эксперт по развитию лидерского потенциала Евгения Брыкова. — Многие, кажется, не до конца осознают, что у других людей тоже есть график – и он не всегда соответствует вашему». Авторы книги «Time Management: Increase Your Personal Productivity And Effectiveness» и вовсе советуют планировать только одну половину дня, а вторую оставлять для непредвиденных дел (благо наш ритм жизни гарантирует, что они появятся).

Одно из любимых правил всех коучей по тайм-менеджменту – закон Паркинсона (и нет, речь не о первооткрывателе одноименной болезни). В 1955 году британский историк Сирил Норткот Паркинсон опубликовал в The Economist юмористическую статью, в которой сформулировал совсем не шуточный тезис: работа заполняет ровно то время, которое на нее отпущено. «Если старушка может писать письмо племяннице весь день, то она и будет писать его весь день», – уверял он и призывал четко обозначать время выполнения той или иной задачи. Нужно написать отчет? Выделяйте на него строго два часа. Все как в школе: на контрольную вам отводится ровно сорок пять минут – просидеть дольше просто не получится. Кстати, Паркинсону приписывают еще одну известную фразу о том, что эффективность телефонного разговора обратно пропорциональна затраченному на него времени: возьмите на заметку, когда в следующий раз решите продемонстрировать искусство small talk.

Другое правило мы подсмотрели у американского мотивационного спикера Брайана Трейси. Инвестируйте утреннее время в себя до начала других дел – эта стратегия в дальнейшем получила романтичное название «закон золотого часа». Да, для этого придется встать пораньше. Но именно так делает, например, генеральный директор Apple Тим Кук – а свободного времени у него, готовы поспорить, чуть меньше, чем у нас с вами. Внимание: с трудом отвоеванные у сна шестьдесят минут нужно посвятить не текущим делам, не походу в салон красоты, не общению с родственниками-жаворонками, а именно стратегическому планированию. Мечтайте, делайте пометки в ежедневнике, записывайте идеи. Бизнес-коуч Юрий Мороз советует отдать этот час оптимизации: сядьте и подумайте, где вы можете срезать углы (вспомните о кайросах). Тогда же можно составить и список достижений. «Признание своих побед – нонсенс для нашего менталитета. Отучайтесь быть скромными – иначе не получится двигаться дальше», – уверяет Галина Вдовиченко.

И еще один действительно работающий лайфхак: заведите ежедневник, который называется «43 листа». Его придумал Мерлин Манн, публицист и специалист по тайм-менеджменту. Ради него, правда, придется пожертвовать красивым Moleskine или Smythson, но результат того стоит. «Вам понадобится 12 листов зеленого цвета (на них вы будете записывать цели на месяц) и 31 белого (уже для задач на каждый конкретный день), – объясняет Мария Долинова. – Получится как раз 43, и на них вы одновременно будете видеть и долгосрочные, и краткосрочные планы – риск что-то забыть или не успеть сведется к минимуму».

EVERNOTE: здесь есть все и сразу – от чеклистов довозможности сохранять нужные ссылки в интернете.

TRELLO: поможет организовать большую команду сотрудников и делегировать задания.

WUNDERLIST: Всегда держит в тонусе – и не отстанет от вас с напоминаниями о невыполненных задачах.